Załatwianie spraw
PPK Pilchowice sp. z o.o. przyjmuje sprawy:
- za pośrednictwem operatora pocztowego lub kuriera,
- osobiście w siedzibie Spółki,
- drogą elektroniczną,
- za pośrednictwem adresu do doręczeń elektronicznych – w zakresie przewidzianym przepisami prawa.
Wpływająca korespondencja jest rejestrowana w centralnym Dzienniku Korespondencyjnym prowadzonym przez Sekretariat.
Po zarejestrowaniu dokumenty podlegają dekretacji do właściwych komórek organizacyjnych lub osób odpowiedzialnych za prowadzenie sprawy.
Załatwianie spraw odbywa się zgodnie z właściwością rzeczową komórek organizacyjnych określoną w Regulaminie organizacyjnym oraz obowiązującymi przepisami prawa i regulacjami wewnętrznymi Spółki.
Po zakończeniu spraw dokumentacja przekazywana jest do archiwum Spółki.
Wnioski o udostępnienie informacji publicznej rozpatrywane są zgodnie z przepisami ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej.
Sekretariat czynny jest od poniedziałku do piątku w godzinach:
Poniedziałek-środa : 7:00-15:00
czwartku: 7:00-17:00
piątek: 7:00-13:00
tel: (032) 332 71 56 lub 58
e-mail: ppk@pilchowice.pl
Kierownicy Spółki pozostają do dyspozycji od poniedziałku do piątku w godzinach pracy Spółki.
Stan przyjmowanych spraw oraz kolejność ich załatwiania
Sprawy wpływające do Spółki rejestrowane są według kolejności wpływu.
Każda sprawa przekazywana jest do właściwej komórki organizacyjnej odpowiedzialnej za jej prowadzenie.
Kolejność oraz termin załatwiania spraw zależą od ich charakteru, stopnia złożoności oraz terminów wynikających z obowiązujących przepisów prawa lub zawartych umów.
Spółka prowadzi bieżący nadzór nad obiegiem dokumentów oraz terminowością realizacji spraw zgodnie z obowiązującymi procedurami wewnętrznymi.
Rejestry, ewidencje i archiwa
W Spółce prowadzone są w szczególności rejestry, ewidencje i archiwa:
- Dziennik Korespondencyjny obejmujący korespondencję przychodzącą i wychodzącą,
- rejestr umów o zaopatrzenie w wodę i odprowadzanie ścieków
- rejestr wystawionych faktur
- rejestr odczytów stanów wodomierzy
- rejestr zleceń
- rejestr zarządzeń,
- rejestr kontroli,
rejestr zamówień publicznych